Vanaf 25 mei 2018 is de vernieuwde privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Dit is een onderdeel van de Europese privacywet (GDPR). Deze verordening zorgt ervoor dat de privacy maximaal gewaarborgd wordt.

Bien4Kids begeleidt diverse leerlingen, op verschillende locaties, individueel of in groepsverband. Voor een goede begeleiding van onze leerlingen is het noodzakelijk dat Bien4Kids een dossier aanlegt. Dit dossier bevat verslagen van onze begeleiding en gegevens die wij van de opdrachtgever hebben ontvangen. Dit betreft vooral de door onderwijzend en ondersteunend personeel van de school geregistreerde zaken, zoals cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd, als dat nodig is voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD). De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens.

De persoonsgegevens worden gebruikt om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de leerling. Op basis van deze gegevens wordt een begeleidingsplan opgesteld en uitgevoerd. Wij maken alléén gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen en voor de organisatie die daarvoor nodig is.

Persoonsgegevens worden alléén uitgewisseld met andere organisaties, als dit noodzakelijk is voor de begeleiding van de leerling, of als we volgens de wet verplicht zijn om die informatie te verstrekken. Dat kan het geval zijn als de leerplichtambtenaar om informatie vraagt of als het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap informatie nodig heeft.
Indien u hiertegen bezwaar heeft, kunt u contact opnemen met de administratie van Bien4Kids, door een e-mail te sturen naar info@bien4kids.nl.

De persoonsgegevens worden opgeslagen in ons digitale administratiesysteem. Dit is beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van Bien4Kids.

Tijdens de lessen maken wij soms gebruik van digitale leermaterialen. De licentie hiervoor is aangekocht door Bien4Kids, waarna Bien4Kids zèlf inlognaam en wachtwoord voor de leerlingen aanmaakt. Dit is nodig om een leerling te kunnen identificeren bij het inloggen.

Bij Bien4Kids wordt zorgvuldig omgegaan met de privacy van onze leerlingen. Wij doen ons uiterste best om die privacy te waarborgen. Dit betekent onder meer dat wij:

• zorgvuldig omgaan met persoonlijke en medische gegevens;
• als enige toegang hebben tot de persoonsgegevens;
• er voor zorgen dat onbevoegden geen toegang hebben tot de persoonsgegevens;
• niet meer persoonsgegevens verwerken dan noodzakelijk is voor het opstellen en uitvoeren van een begeleiding en het uitvoeren van de financiële administratie.

Op facturen, die per e-mail worden verstuurd, staan de gegevens die nodig zijn voor de financiële administratie van Bien4Kids en de gegevens van de opdrachtgever (bijvoorbeeld t.b.v. financiering vanuit een samenwerkingsverband).

Persoons-gerelateerde gegevens op een offerte en/of factuur t.b.v. de begeleiding van een (groep) leerling(en):

• naam, adres en woonplaats van de opdrachtgever
• voor- en achternaam van de leerling (bij individuele begeleiding)
• TEO-nummer van de leerling (indien van toepassing, bij individuele begeleiding)
• groep/klas van de leerlingen (bij groepsbegeleiding)
• aantal begeleidingsuren per maand
• de kosten van de begeleiding

De gegevens in het dossier blijven bewaard zolang een leerling in begeleiding is en daarna totdat de leerling niet meer leerplichtig is (bij het bereiken van de leeftijd van 18 jaar of het halen van een VO-diploma). Dit omdat leerlingen langere tijd of na een aantal jaren opnieuw door ons begeleid kunnen worden, waarbij oude verslagen en gegeven een waardevolle aanvulling op of een basis ten behoeve van de vervolgbegeleiding kunnen zijn.

Heeft u vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring? Of misschien een klacht? Neem dan contact met ons op via onderstaand contactformulier.